tuxlan Mailarchiv

Das tuxlan Mail-Archiv erweitert den tuxlan Team-Server um die gesetzlich geforderten Archivierungs-Funktionen für Email.

Die Software läuft dabei auf einem separaten System (entweder virtuell oder auf Hardware) und wird über das Netzwerk mit dem Team-Server verbunden.

Funktionsweise

Der Team-Server übermittelt jede eingehende und ausgehende Mail an das Mail-Archiv, sofern die Mail keinen Virus enthält und nicht als SPAM klassifiziert ist.

Das Mail-Archiv analysiert die Mail’s, legt sie im Anschluß verschlüsselt ab und aktualisiert die Such-Datenbank dem Inhalt der Mail entsprechend.

Über die Kopano-Webapp/Deskapp oder über ein separates Browser-Fenster hat der Anwender Zugriff auf das Mail-Archiv. Nach der Authorisierung mittels Benutzerkennung hat der Anwender lesenden Zugriff auf Email’s, die an/von eine seiner Email-Adressen zugestellt oder versendet worden sind. Er hat die Möglichkeit, über alle seine archivierten Mail’s zu suchen und sich eine gefundenen Mail nochmal zustellen zu lassen. Alle diese Suchanfragen und Zugriffe auf das Mail-Archiv werden, wie gesetzlich gefordert, protokolliert.

Langzeitarchiv

Alle archivierten Mail’s werden auf dem Mail-Archiv für einen Zeitraum von 10 Jahren gespeichert und danach automatisiert gelöscht.

Datenschutz, Datensicherheit

Auf dem Mail-Archiv existiert ein spezieller Auditor-Benutzer. Der, ebenfalls gesetzlich geforderte, Auditor-Benutzer hat Zugriff auf die gesamten archvierten Mail’s und auch auf die entsprechenden Protokoll-Dateien, woraus ersichtlich wird, wer wann auf welche archivierte Mail zugegriffen hat.

Zur Gewährleistung der Datensicherheit sollte das Mail-Archiv an mindestens einem, besser 2 räumlich getrennten Orten automatisiert gesichert werden. Für diesen Anwendungsfall steht der tuxlan Backup-Server zur Verfügung, der neben dem Mail-Archiv auch für alle anderen tuxlan-Server als Backup-Ziel dient.